Dal primo giorno del nuovo anno tutti i titolari di partite Iva, eccezion fatta per i regimi forfettari e altri regimi di vantaggio, dovranno utilizzare la fatturazione elettronica.
L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).
Questa procedura serve essenzialmente a rendere più agevole la raccolta, l’archiviazione e la consultazione delle fatture. Nonostante il nuovo metodo sia più semplice e comodo, non mancano alcuni punti di difficile comprensione.
I motivi della fatturazione elettronica obbligatoria
Innanzitutto, l’intento del Governo di estendere l’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra privati e B2B a partire dal 2019 rappresenta uno dei più importanti tentativi di lotta all’evasione fiscale.
Secondo le stime del Governo, questa operazione farà incassare 1,9 miliardi di euro in termini di recupero di evasione fiscale dell’Iva.
In particolare le ragioni che hanno portato a questa decisione sono:
incrementare capacità dell’Amministrazione Finanziaria di prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, il cui gap è particolarmente elevato nel nostro paese;
aumentare la semplificazione fiscale;
ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie ad una maggiore quantità di dati a disposizione del Amministrazione Finanziaria.
Come procedere per essere in regola con la fatturazione elettronica
Si tratta una vera e propria “rivoluzione” per le aziende, le quali dovranno chiaramente adeguarsi al nuovo obbligo acquisendo strumenti, competenze e programmi per attuare al meglio la procedura di fatturazione digitale. Si tratta, in effetti, di fare veri e propri investimenti nella direzione dell’innovazione.
Per prima cosa bisogna sapere che:
il formato della fattura diventa XML (Extensible Markup Language);
una volta prodotta dovrà essere inviata tramite il sistema di interscambio nazionale (Sdi), lo stesso già utilizzato dalla pubblica amministrazione per il medesimo fine.
dopo essere state prodotte e trasmesse dovranno poi essere conservate con un formato digitale a norma per 10 anni.
Dunque, andiamo a vedere quali sono gli step necessari.
Codice destinatario (o codice univoco) – Le aziende che approcciano per la prima volta con la fatturazione elettronica devono necessariamente farsi assegnare dall’Agenzia delle Entrate un codice destinatario. Una volta inoltrata la richiesta, si riceverà il codice formato da sette cifre che il professionista trasmetterà a sua volta ai propri fornitori. Rappresenta un elemento fondamentale al fine di poter inviare e ricevere le fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Registrazione – Tramite la quale si trasmette all’Agenzia il proprio indirizzo telematico e avere la certezza di ricevere le fatture sul canale XML corretto.
Database – In cui inserire tutti i codici destinatario e gli indirizzi di posta certificata dei vari clienti.
Gestione dei dati – Prevedere il possesso, da parte dell’azienda, di sistemi gestionali capaci di raccogliere dati specifici al fine della fatturazione elettronica B2B e della generazione dell’xml.
Software – Tutti i processi dovranno essere gestiti da un software capace di effettuare lo Sdi.
Per predisporre la fattura elettronica sono disponibili diverse possibilità. Si possono usare gratuitamente il sito, l’app o un software dell’Agenzia delle entrate. Per avere accesso a questi servizi è necessario registrarsi e lo si può fare in diversi modi: usando il sistema SPID, il sistema pubblico di identità digitale, oppure con una carta dei servizi oppure con le credenziali di accesso alla piattaforma Fisconline dell’Agenzia delle Entrate.
Come emettere una fattura elettronica
In primo luogo bisogna creare un documento in formato digitale XML con dimensione massima di 5 Mb (per singola fattura). Tale documento dovrà poi essere validato a livello legale attraverso firma digitale richiesta direttamente ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid); o, in alternativa, può esser fatta richiesta alla propria Camera di commercio della Carta nazionale dei servizi.
I file dovranno contenere tutte le informazioni necessarie tra cui: codice destinatario, indirizzo PEC, riferimento temporale.
L’invio dovrà avvenire entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento. Le aziende potranno affidarsi ad intermediari per l’invio.
Il sistema Sdi si occuperà della consegna e del recapito delle fatture.
Per la conservazione, è previsto un obbligo di tenere le fatture, sia emesse che ricevute, 10 anni.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.
Sanzioni
Per chi non utilizzerà la fatturazione elettronica è prevista una sanzione amministrativa compresa tra il novanta e il centottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio (tuttavia se la violazione non incide sulla corretta liquidazione del tributo, la sanzione è ridotta: fra 250 e 2 mila euro).
Per porre rimedio alle difficoltà pratiche di rispettare tale obbligo, il Decreto fiscale (Dl 119/2018) interviene con due mosse:
dal 1° gennaio al 30 giugno 2019, non si applicheranno sanzioni in caso di tardiva emissione effettuata entro il termine di liquidazione dell’Iva di periodo o comunque le sanzioni saranno ridotte del 20% se la fattura, emessa tardivamente, partecipa alla liquidazione periodica del mese o trimestre successivo. L’emissione tardiva della fattura allungherà anche i tempi della detrazione;
dal 1° luglio 2019, cambia la regola generale e la fattura potrà essere emessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Comunque, nel caso in cui la data di emissione sia diversa da quella di effettuazione, tale data andrà indicata in fattura.
